Politique de confidentialité et de respect de la vie privée

 LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS DANS LE SECTEUR PRIVÉ 

Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels

Introduction, objet et portée

• La présente politique explique comment s’effectuent la collecte, l’utilisation, la communication et la conservation des renseignements personnels au sein la Clinique Chiropratique Montée Masson afin d’assurer le respect des exigences légales relatives à la protection des renseignements personnels.

Collecte, utilisation, communication, conservation et destruction des renseignements personnels

Collecte

• Fins de la collecte: La Clinique Chiropratique Montée Masson collecte et utilise les renseignements personnels nécessaires à l’exercice de ses activités, notamment :

• Auprès de ses patients,

• La date d’ouverture du dossier ;
• Le nom du patient à sa naissance, son adresse, son numéro de téléphone, sa date de naissance et son sexe ;
• Une description sommaire des motifs de chaque consultation ;
• Les radiographies, le cas échéant, et les résultats de tous les autres examens du patient effectués ou demandés par le chiropraticien ;
• Le diagnostic de l’état du patient ;
• Une description des services professionnels rendus et leur date ;
• Les recommandations faites au patient ;
• Les annotations, la correspondance et les autres documents relatifs aux services professionnels rendus au patient ;
• Les renseignements financiers relatifs au paiement des honoraires.

• Auprès de ses employés, fournisseurs et relations d’affaires,
•  Le prénom ;
•  Le nom ;
•  Le titre professionnel ;
•  Le numéro de téléphone d’affaires ;
•  Le numéro de téléphone cellulaire, le cas échéant (si fourni par la personne concernée) ;
•  L’adresse courriel professionnelle ;
•  L’adresse courriel personnelle, le cas échéant (si fournie par la personne concernée) ;
•  L’adresse postale professionnelle ;
•  Les renseignements financiers relatifs au paiement des salaires ou des honoraires.

• La Clinique Chiropratique Montée Masson pourrait recueillir tout autre renseignement personnel transmis par une personne au moyen de son formulaire de contact sur son site Internet ou d’une adresse courriel de la clinique ou du chiropraticien.

• La Clinique Chiropratique Montée Masson utilise les services de PandaPay pour accepter vos paiements. PandaPay collecte, utilise, conserve, divulgue et protège vos renseignements personnels, y compris vos informations de paiements conformément à la version la plus récente de sa politique de confidentialité. Ces renseignements personnels peuvent inclure les données de transaction, des informations relatives à votre identité, ainsi que des renseignements concernant votre activité en ligne. En procédant au paiement, vous consentez à la collecte, à l’utilisation, à la conservation et à la divulgation de vos renseignements personnels par PandaPay. Vous consentez également à ce que vos renseignements personnels collectés par PandaPay puissent être transférés hors du Québec, y compris aux États-Unis ou ailleurs dans le monde d’une manière conforme aux lois applicables. Ils pourraient également être divulgués en conformité avec les lois applicables. Vous avez le droit de demander la destruction et la rectification de vos renseignements personnels collectés par PandaPay selon les modalités de sa politique de confidentialité.

• Méthode et source de la collecte. Les renseignements personnels sont généralement recueillis par la Clinique Chiropratique Montée Masson directement auprès des personnes concernées et avec leur consentement. La Clinique Chiropratique Montée Masson peut recueillir des renseignements personnels à l’insu et sans le consentement de la personne concernée dans des circonstances limitées et autorisées par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

Communication.

• Général. La Clinique Chiropratique Montée Masson ne communique aucun renseignement personnel qu’elle détient à un tiers sans le consentement de la personne visée par le renseignement personnel sauf si :
• a. Il s’agit de coordonnées d’affaires dont la communication est raisonnable dans le cadre de ses activités ;
• b. La transmission du renseignement sans aviser la personne concernée est requise pour que la Clinique Chiropratique Montée Masson se conforme à ses obligations légales ;
• c. La transmission du renseignement sans aviser la personne concernée est requise pour éviter un préjudice sérieux à la personne visée par le renseignement.

• Communication à un fournisseur de la Clinique Chiropratique Montée Masson. La Clinique Chiropratique Montée Masson ne peut communiquer de renseignements personnels à un fournisseur de services à moins que le traitement des renseignements personnels ne soit régi par un contrat approprié approuvé par la personne responsable de la protection des renseignements personnels.

• Communication à l’extérieur du Québec. La Clinique Chiropratique Montée Masson ne communique généralement pas de renseignements personnels à l’extérieur du Québec. Advenant que ce soit le cas, et avant de communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec (incluant dans une autre province canadienne), la Clinique Chiropratique Montée Masson doit s’assurer que les renseignements personnels communiqués bénéficieront d’une protection adéquate.

Conservation et destruction

• Les renseignements personnels informatisés détenus par la Clinique Chiropratique Montée Masson sont conservés au moyen d’une base de données protégée par des mesures de sécurité informatique et organisationnelle raisonnables.

• La Clinique Chiropratique Montée Masson conserve les renseignements personnels qu’elle détient pendant une durée de sept années après leur dernière utilisation sauf lorsqu’une durée de conservation différente est prévue par la loi.

• Après l’expiration de leur délai de conservation, les renseignements personnels sont détruits à moins que des limitations sur le plan informatique ne forcent leur conservation ou à moins qu’ils ne soient transmis à une personne ou à un organisme qui les utilisera sous forme dénominalisé à des fins d’étude, de recherche ou de statistique.

Sécurité des renseignements personnels

• La Clinique Chiropratique Montée Masson prend des mesures de sécurité raisonnables pour protéger les renseignements personnels sous sa responsabilité.

• Accès limité. Les membres du personnel de la Clinique Chiropratique Montée Masson ne peuvent accéder qu’aux renseignements personnels dont ils ont besoin dans l’exercice de leurs fonctions.

• Mesures de sécurité physiques. Le personnel de la Clinique Chiropratique Montée Masson prend les mesures nécessaires pour protéger les documents physiques qui contiennent des renseignements personnels. Ces documents sont sous clé dans nos archives.

• Mesures de sécurité technologiques. Le personnel de la Clinique Chiropratique Montée Masson doit notamment se conformer aux mesures de sécurité suivantes:

• a. Chiffrer les documents qui contiennent des listes de renseignements personnels ;
• b. Utiliser un mot de passe pour accéder aux bases de données contenant les renseignements personnels et ;
• c. Changer les mots de passe sur une base régulière.

• Mesures de sécurité administratives. La Clinique Chiropratique Montée Masson met en œuvre les mesures de sécurité suivantes :
•  a. Toute personne ayant accès aux renseignements personnels détenus par la Clinique Chiropratique Montée Masson doit signer un engagement de confidentialité ;
• b. Le personnel reçoit des formations en matière de sensibilisation aux risques de sécurité de l’information.

• Accès aux renseignements personnels et rectification

• Les renseignements personnels recueillis par la Clinique Chiropratique Montée Masson sont accessibles à sa principale place d’affaires. La personne concernée par ces renseignements peut y accéder sur demande à l’adresse : 425 Montée Masson, Mascouche, Qc, J7K 2L6.

• La Clinique Chiropratique Montée Masson répond aux demandes des personnes qui souhaitent accéder aux renseignements personnels que la clinique détient à leur sujet, en leur donnant accès à ces renseignements, en les rectifiant lorsqu’ils sont inexacts ou incomplets, en assurant leur portabilité le cas échéant, en les détruisant lorsque leur conservation n’est plus nécessaire, ou en les désindexant.

• Une personne concernée par un renseignement personnel détenu par la Clinique Chiropratique Montée Masson peut lui demander de :
• a. Confirmer l’existence du renseignement et d’en transmettre une copie, à elle ou à toute personne qu’elle autorise ;
• b. Rectifier les renseignements inexacts, incomplets, équivoques ou encore ceux qui sont collectés, communiqués ou conservés d’une manière qui n’est pas autorisée par la présente politique ou par une loi;
• c. Supprimer les renseignements périmés ou non pertinents.

• Gouvernance

• Responsable de la protection des renseignements personnels. Dre Annick Dupuis, chiropraticienne, est responsable de la protection de renseignements personnels auprès de la Clinique Chiropratique Montée Masson. Elle peut être contactée à l’adresse courriel ou à l’adresse postale suivante : info@chiromascouche.com ou au 425 Montée Masson, Mascouche, Qc, J7K 2L6.

• Rôles et responsabilités des membres du personnel. Tous les employés de la Clinique Chiropratique Montée Masson sont tenus de respecter la présente politique, ainsi que les lois, règlements et obligations contractuelles applicables lorsqu’ils traitent, utilisent ou communiquent des renseignements personnels détenus par la Clinique. 

• Plaintes. Toute personne peut porter plainte concernant la protection des renseignements personnels détenus par la Clinique Chiropratique Montée Masson en s’adressant au responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse courriel ou à l’adresse postale mentionnée un peu plus haut sur cette politique. Le responsable de la protection des renseignements personnels doit répondre au plaignant dans les 30 jours de la réception d’une plainte.

• Procédure de gestion des incidents de confidentialité. Advenant un incident de confidentialité, la Clinique Chiropratique Montée Masson s’engage à :
• a. identifier la cause de l’incident ;
• b. remédier à l’incident ;
• c. diminuer les risques qu’un préjudice soit causé et ;
• d. éviter que de nouveaux incidents de même nature se produisent.

• Registre des incidents de confidentialité. Le responsable de la protection des renseignements personnels tient un registre des incidents de confidentialité.

• Questions. Toute question relative à la présente politique devrait être transmise au responsable de la protection des renseignements personnels de la Clinique Chiropratique Montée Masson à l’adresse courriel : info@chiromascouche.com, ou à l’adresse postale : 425 Montée Masson, Mascouche, Qc, J7K 2L6.

• Site web. Vous devez savoir qu’en laissant votre courriel, vous recevrez gratuitement des informations portant sur la santé globale et naturelle, de nos services, de nos promotions et d’autres mises à jour. Le propriétaire de cette liste de courriel est la Clinique Chiropratique Montée Masson. Vous disposez d’un droit de désabonnement en tout temps.

• Renseignements personnels recueillis :Lorsque vous effectuez une visite sur notre site web, nous recueillons les renseignements personnels que vous nous fournissez, tels que votre nom, votre numéro de téléphone et votre adresse courriel.

• Lorsque vous naviguez sur notre site, nous recevons également automatiquement l’adresse de protocole Internet (adresse IP) de votre ordinateur, qui nous permet d’obtenir plus de détails au sujet du navigateur et du système d’exploitation que vous utilisez.

• Marketing par courriel : Avec votre permission, nous pourrions vous envoyer des courriels au sujet de la santé globale et naturelle, de nos services, de nos promotions et d’autres mises à jour.

• Consentement : Lorsque vous nous fournissez vos renseignements personnels en complétant l’un des différents formulaires présents sur notre site web, nous présumons que vous consentez à ce que nous recueillons vos renseignements et à ce que nous les utilisions à cette fin uniquement. Si nous vous demandons de nous fournir vos renseignements personnels pour une autre raison, à des fins de marketing par exemple, nous vous demanderons directement votre consentement explicite, ou nous vous donnerons la possibilité de refuser.

• Si après nous avoir donné votre consentement, vous changez d’Avis et ne consentez plus à ce que nous puissions vous contacter, recueillir vos renseignements ou les divulguer, vous pouvez nous en aviser en nous contactant par courriel au : info@chiromascouche.com ou par la poste au : 425 Montée Masson, Mascouche, Qc, J7K 2L6.

• Divulgation : Nous pouvons divulguer vos renseignements personnels si la loi nous oblige à le faire.

• Lien avec les tiers : Vous pourriez être amené à quitter notre site web en cliquant sur certains liens présents sur notre site web. Nous n’assumons aucune responsabilité quant aux pratiques de confidentialité exercées par ces autres sites et vous recommandons de lire attentivement leurs politiques de confidentialité.  

• Sécurité : Pour protéger vos données personnelles, nous prenons des précautions raisonnables et suivons les meilleures pratiques de l’industrie pour nous assurer qu’elles ne soient pas perdues, détournées, consultées, divulguées, modifiées ou détruites de manière inappropriée.

• Fichiers témoins (cookies) : Il se peut que notre site utilise des fichiers témoins (cookies) afin d’améliorer votre expérience comme visiteur web et pour des fins marketing. Vous avez droit de bloquer ces cookies avec les outils de votre choix si vous le désirez. 

• Âge de consentement : En utilisant ce site, vous déclarez que vous avec au moins l’âge de la majorité dans votre État ou province de résidence, et que vous nous avez donné votre consentement pour permettre à toute personne d’âge mineur à votre charge d’utiliser ce site web.

Modification à la politique de confidentialité : Nous nous réservons le droit de modifier la présente politique de confidentialité à tout moment. Veuillez s’il vous plait la consulter fréquemment. Les changements et les clarifications prendront effet immédiatement après leur publication sur le site web. Le visiteur reconnait avoir pris connaissance de cette mention légale et accepté l’ensemble de ces informations et ce, que cet usage soit fait à titre personnel ou professionnel.

Propriétaire du site web :

• Clinique Chiropratique Montée Masson
• 425 Montée Masson
• Mascouche, Qc, Canada
• J7K 2L6

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• Date de la Politique : 22 septembre 2023